Recepcionista IA para restaurantes: reservas y costes

Reserva básica

Confirma disponibilidad antes de prometer la mesa

El agente identifica fecha, hora, número de personas y datos de contacto, consulta disponibilidad y ofrece alternativas limitadas. Solo confirma cuando el sistema devuelve una reserva válida.

Cambios y cancelaciones deben localizar la reserva correcta. Si el motor falla, recoge la solicitud como pendiente y explica el siguiente paso.

Antes de conectar el teléfono, deja por escrito las reglas de sala: duración por turno, tamaño máximo de una reserva automática, zonas disponibles y mesas que se pueden unir. Cuatro asientos libres repartidos entre mesas ocupadas no equivalen a una mesa para cuatro. El sistema debe aplicar la distribución que el restaurante realmente admite.

Incluye las reservas de la web y las que toma el equipo en persona. Si cada canal guarda su propia lista, una mesa puede ofrecerse varias veces. Al sentar a alguien sin reserva o cerrar una zona, el cambio debe llegar al libro que consulta el agente. Una hoja adicional que nadie actualiza durante el servicio no resuelve ese problema.

Confirma las fechas ambiguas y la hora completa. «Mañana a las nueve» puede necesitar aclarar comida o cena y el día concreto, especialmente cerca de medianoche. Explica la duración del turno si condiciona la reserva. La conversación debe ser breve, pero no omitir una condición que el cliente descubriría al llegar.

El motor de reservas decide qué opción encaja

Hanc documenta una integración con resmio para disponibilidad por horario y comensales, creación, cambios y cancelaciones; fuente consultada el 10 de septiembre de 2026. Si ya usas resmio, es una conexión concreta que puedes evaluar. Esa documentación no equivale a una prueba en este restaurante.

Si utilizas otro motor, pide una demostración sobre ese sistema exacto antes de contratar. Compara si la herramienta puede leer restricciones y conservar la reserva durante un cambio fallido. Cuando no exista una conexión adecuada, un flujo de recogida de solicitudes puede ser más honesto que anunciar reservas automáticas. Consulta el coste completo y las alternativas y límites de Hanc.

La documentación de Hanc describe una comprobación de disponibilidad antes de confirmar en resmio. Reproduce también el caso en que una mesa se ocupa mientras el cliente decide. El resultado aceptable es otra opción disponible o una solicitud pendiente, no mantener una oferta que ya ha dejado de existir.

Si tu restaurante utiliza otro programa, compara el coste de mantenerlo con una conexión específica frente al de cambiar toda la gestión de reservas. Un calendario genérico puede servir para recibir solicitudes, pero no demuestra que respete combinaciones de mesas, duración de turnos o capacidad por zona. Mantener el sistema actual con confirmación humana puede ser suficiente para un local con pocas llamadas.

Pregunta quién modifica permisos y repara la conexión si cambia el motor. Hanc indica que desconectar resmio detiene la herramienta en los agentes y conserva las reservas ya guardadas. Antes de dejar un servicio, revisa además el destino del número y las peticiones pendientes: conservar reservas anteriores no significa que las llamadas nuevas sigan atendidas.

Ejemplo de reserva, cambio y cancelación

Escenario escrito, no llamada probada: un restaurante admite reservas de cuatro personas el viernes 25 de septiembre de 2026 a las 21:00 durante 90 minutos. La persona pide interior y una trona. El agente consulta capacidad para cuatro y la zona solicitada; una mesa libre en terraza no satisface automáticamente esa petición.

Repite fecha, hora, número de comensales y zona. Recoge los datos mínimos de contacto y crea la reserva una vez aceptada. Solo confirma cuando recibe un identificador válido. La trona queda como solicitud pendiente si el sistema no confirma su disponibilidad; no debe convertirse en una garantía verbal.

Si vuelven a llamar para pasar a seis personas a las 21:30, verifica la reserva original y consulta capacidad para seis. No borres la reserva existente antes de saber que el cambio ha terminado correctamente. Si no hay hueco, conserva la reserva original salvo instrucción expresa y ofrece alternativas reales. Para cancelar, verifica la reserva, solicita la cancelación y confirma únicamente el estado devuelto.

Si se mantiene la reserva original de las 21:00, continúa el caso con una llamada de retraso: el grupo llegará a las 21:20. Aplica la tolerancia que haya aprobado el restaurante y comprueba si afecta al siguiente turno. El agente no debe ampliar por su cuenta los 90 minutos ni asegurar que la mesa seguirá disponible si esa decisión corresponde a sala.

Si el cliente pide cancelar una reserva con depósito, separa dos resultados: la mesa puede quedar liberada mientras el reembolso sigue pendiente del procedimiento del restaurante. Confirma cada estado con su fuente. Una cancelación en el libro no prueba que el dinero se haya devuelto.

Al terminar, el equipo debe encontrar una única reserva vigente, el cambio aceptado o la cancelación correspondiente. La solicitud de trona y cualquier respuesta pendiente tienen que ser visibles para quien recibe al grupo. No obligues al personal a escuchar toda la conversación para descubrir una condición importante.

Excepciones

Alergias, grupos y eventos requieren una salida humana

El agente puede recoger una alergia o requisito, pero no afirmar que un plato o cocina es seguro. Informa de que el restaurante confirmará y transfiere según la regla aprobada.

Menús de grupo, depósitos, celebraciones y accesibilidad se gestionan con información vigente o con devolución de llamada. Evita improvisar condiciones comerciales.

Define el umbral de grupos con el restaurante. Por ejemplo, si solo se automatizan hasta seis comensales, una petición de diez personas debe recoger fecha, tamaño y contacto para el encargado, sin inventar un menú ni juntar mesas que el libro no permita. El umbral es una decisión del local, no una capacidad universal del proveedor.

Para accesibilidad, responde únicamente con datos comprobados del establecimiento, como la entrada disponible o la zona solicitada. Si la petición exige verificar una condición concreta, entrégala al equipo. El mismo criterio sirve para mascotas, tartas externas o celebraciones: una nota recogida no equivale a autorización.

Evita que las excepciones se pierdan en un correo sin seguimiento. Alguien debe aceptar la petición y marcar su resolución. Si no hay una persona disponible durante el servicio, comunica el canal acordado y el estado pendiente sin prometer una devolución inmediata que el equipo no pueda cumplir.

Presupuesto y resultado

Qué cuesta una reserva que termina en una mesa ocupada

Calcula primero el volumen: 300 llamadas de dos minutos suman 600 minutos mensuales. Pide una propuesta que incluya cuota, consumo, número, desvíos, transferencias, mensajes y mantenimiento de la conexión. Si necesitas contratar o ampliar el motor de reservas, añade ese coste. Los 49 €/mes de Starter o los 99 €/mes de Pro de Hanc no son por sí solos el presupuesto completo del restaurante.

Como ejemplo ficticio, supón 150 € mensuales de servicio y telefonía, 50 € adicionales de integración y tres horas de revisión a 20 €/hora. El total es 260 €. Con 80 reservas correctas, son 3,25 € por reserva. Si solo 60 de esas reservas terminan en mesas ocupadas, el coste por reserva atendida sube a unos 4,33 €. No son tarifas de un proveedor ni resultados observados.

Para estimar si compensa, utiliza comensales adicionales y margen de contribución, no la facturación total de todas las reservas. Si el servicio aporta 20 comensales que de otro modo se habrían perdido y cada uno deja 14 € después de sus costes variables, la contribución es 280 €. Supera los 260 € del ejemplo en 20 €, antes de otros costes no incluidos. Si solo son diez comensales adicionales, aporta 140 € y no cubre ese coste.

La palabra «adicionales» es decisiva. Una persona que habría reservado por la web no es automáticamente una venta recuperada por el teléfono. Tampoco lo es una reserva que ocupa una mesa que ya se habría llenado. Compara turnos y periodos semejantes, anota cancelaciones y no presentados, y evita atribuir al agente todo cambio de demanda.

Valora por separado las interrupciones que evita y el tiempo de corregir errores. Si el equipo necesita revisar cada llamada, ese trabajo forma parte del coste. Incluye la puesta en marcha y cualquier compromiso contractual en el periodo evaluado; un primer mes económico puede ocultar un compromiso anual poco adecuado para un restaurante estacional.